Реализация ПСР-проектов в ФГУП «РАДОН»
В рамках развёртывания Производственной системы «Росатом» архивным отделом ФГУП «РАДОН» было реализовано четыре ПСР-проекта по оптимизации группы процессов «Административное управление».Заведующий архивом Ирина Пархоменко, ответила на ряд вопросов, касающихся реализации ПСР-проектов.
ПСР-проекты реализовывали самостоятельно или с поддержкой? В чем были плюсы и минусы?
За период с 2016 по 1-е полугодие 2018 года архивным отделом были реализованы четыре проекта, ставшие тиражом отраслевых ПСР-проектов: «Оптимизация процесса оперативного хранения несекретных управленческих документов», «Оптимизация процесса выдачи несекретных архивных дел по запросам структурных подразделений», «Оптимизация процесса разработки, изменения и ведения номенклатуры дел предприятия», «Оптимизация процесса составления итоговой записи к номенклатуре дел ФГУП «РАДОН» за предыдущий календарный год».
С одной стороны это проще, так как есть предыдущий опыт ГК «Росатом» в реализации тиражируемых проектов, но с другой стороны защищать ПСР-проект перед коллегами по архивной функции от всех организаций отрасли, профессионалами с большой буквы – очень сложно. Без знания всего процесса (как ранее существовавшего, так и после оптимизации), ответить на детальные вопросы практически невозможно.
Такая защита проекта ПСР подарила нам огромный опыт, который помог с честью выдержать защиту проекта 2017 года перед РППК и набрать 90 баллов. Мы гордимся, что в лидерстве ПСР «РАДОНА» есть и наш вклад.
Важно, чтобы руководители, давая самостоятельность в реализации проекта, оказывали и поддержку. Нам повезло, наш руководитель директор по правовому обеспечению Елена Покатилова поддерживала и направляла наши проекты, директор по развитию ПС Владимир Буданов проводил внутреннее обучение, заместитель генерального директора по персоналу Анна Зотова организовывала внешнее обучение по ПСР.
Многое зависит от степени подготовки к реализации проекта. У системы менеджмента качества есть замечательное правило – рассматривать деятельность любой организации как систему взаимосвязанных процессов, и каждый процесс требует измерения и улучшения. При реализации ПСР-проекта мы занимаемся измерением до и после улучшений. Таким образом, мы все с вами готовы к ПСР, только нужно это осознать и взаимодействовать между собой, участвовать в проектах смежных подразделений.
Как Вы думаете, почему на нашем предприятии продолжает существовать мнение, что ПСР-проект – это сложно, трудно, долго и является потерей рабочего времени?
Не думаю, что такое мнение продолжает существовать. У нас масса сотрудников, которые вкладывают весь свой энтузиазм в работу. Сначала в любом деле – сложно, трудно, долго. Но затем вырабатывается «чувство времени» – что, как и когда нужно сделать в проекте.
Для того чтобы открыть проект, нужно сначала провести замеры по контрольным точкам в своих процессах, провести опрос коллег-участников процесса, и обязательно станет понятно, где в процессе «задвоенность», «потеря времени», «простой» и т.д.
Процессы по номенклатуре дел, оперативному хранению документов – это процессы с участием всех структурных подразделений. Поэтому мы провели анкетирование среди руководителей и сотрудников подразделений.
Меня очень порадовал один вопрос из анкеты: «Хотим знать функции архива, в чём важность его работы». Ответ в кратчайшие сроки был направлен, но в дополнение хочется провести аналогию: как наш дивизион ЗСЖЦ является важным и жизненно необходимым для ГК «Росатом» и нашей страны, так и архив является важным и необходимым подразделением нашего предприятия – как заключительная стадия жизненного цикла всех документов предприятия.
Существует понятие «вовлеченность в ПСР», что это для Вас?
«Массовость» наших процессов предполагает, что в состав рабочей группы проекта должны входить и сотрудники других структурных подразделений, с которыми мы в обязательном порядке взаимодействуем до улучшений и после улучшений процессов, получаем обратную связь и проводим производственный контроль уже по окончании проекта ПСР.
Как пример, хочу привести реальную ситуацию в проекте «Оптимизация процесса выдачи несекретных архивных дел по запросам структурных подразделений».
Для внедрения топографического указателя по архивному фонду нам потребовалось осуществить перемещение архивных дел между архивохранилищами по годовым разделам, определить каждой единице хранения соответствующее местонахождение.
В архивохранилище были заняты 24 полки стеллажей первичной бухгалтерской документацией (5 лет хранения), в состав которой входили документы по личному составу (75 лет хранения). Экспертной комиссией было принято решение о переформировании дел.
На «сортировку» одной полки мы потратили 8 рабочих часов, соответственно на оставшуюся часть мы должны были потратить 23 рабочих дня, что ставило под угрозу соблюдение сроков проекта.
Обращение к отделу ПСР (Сергей Рудой), научно-образовательному отделу (Елена Диордий), отделу по работе с персоналом (Татьяна Ферук), главному бухгалтеру Ольге Лебедевой получило отклик – отделы выделили час рабочего времени и направили своих представителей нам в помощь. Был составлен график участия. Дружно и весело, как единая команда, мы переформировали дела за один рабочий день. В результате этой оптимизации из 24 у нас получилось 2 полки важных документов для начисления пенсий.
Огромное спасибо всем участникам и их руководителям за вовлеченность в ПСР!
Собираетесь ли Вы взять паузу, ведь четыре реализованных проекта за такой короткий срок – это не шутка?
Прежде, чем ответить на вопрос, хочу сказать, что наши ПСР-проекты помогли привлечь внимание руководства к проблемам хранения документов. Нас услышали и очень поддерживают.
Проект «Оптимизация процесса составления итоговой записи к номенклатуре дел ФГУП «РАДОН» помог сделать невозможное, наконец-то произвести учёт всех документов, которые создаются и хранятся в подразделениях, и понять, что документальный фонд у нас большой. Соответственно, и архивный фонд должен быть гораздо больше. Поэтому работы должно прибавиться, поэтому мы не остановимся и будем двигаться дальше вместе с ПСР!
